Mỗi công ty bảo vệ sẽ có những mô hình phòng ban khác nhau do quy mô hoặc mô hình kinh doanh khác nhau. Nhưng nhìn chung, chức năng các phòng ban trong công ty bảo vệ được sắp xếp giống nhau. Hãy cùng Bảo vệ Việt Nam đi tìm hiểu xem một công ty bảo vệ có những phòng ban nào, chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban là gì?

Các phòng ban trong công ty bảo vệ

Ban Giám đốc
Phòng Kế toán
Phòng Hành chính – Nhân sự
Phòng Kinh doanh
Phòng Nghiệp vụ
Phòng Marketing

Chức năng và nhiệm vụ cụ thể của từng phòng ban

Ban Giám đốc

Thông thường tại các công ty bảo vệ hiện nay, Ban Giám đốc sẽ bao gồm một Giám đốc và một phó Giám đốc. Nhiệm vụ của phòng ban này là chịu trách nhiệm chính về các hoạt động của công ty, đồng thời giám sát các phòng ban trong công ty.
Ban Giám đốc thường tổ chức cuộc họp mỗi tháng để đánh giá tình hình về kinh doanh, đồng thời thảo luận những vấn đề quan trọng khác trong công ty.

Phòng Hành chính – Nhân sự

Lập kế hoạch và triển khai công tác tuyển dụng nhằm đáp ứng nhu cầu hoạt động của công ty.
Tiếp cận các kênh truyền thông, quảng bá để đưa thông tin tuyển dụng đến gần hơn với người lao động.
Tạo mối liên kết với các nguồn cung ứng nhân lực.
Tổng hợp, đánh giá, đề xuất với cấp trên các ý tưởng nhằm nâng cao chất lượng công việc của nhân viên.
Tổng hợp bảng chấm công của các mục tiêu.
Quản lý, giải quyết các chế độ chính sách phúc lợi cho nhân viên.
Thông báo các quy định, chính sách của công ty cho nhân viên: Ca làm việc, tài khoản cá nhân, chính sách lương thưởng, chế độ bảo hiểm, nghỉ phép…
Phụ trách quản lý hợp đồng lao động của nhân viên.
Hướng dẫn nhân viên mới nắm rõ về hợp đồng lao động, tiền lương, chính sách phúc lợi, nội quy tại công ty.
Theo dõi, thực hiện các chế độ nghỉ việc hay hết hạn hợp đồng theo quy định.
Giải quyết các vấn đề liên quan đến ốm đau, thai sản, nghỉ phép cho nhân viên.
Lập báo cáo theo định kỳ và thực hiện các công việc khác theo chỉ thị cấp trên.
Chịu trách nhiệm về các loại thiết bị, vật tư văn phòng và công việc lặt vặt trong công ty. Công tác thu mua và quản lý, giám sát việc cung cấp điện, nước, gas…

Phòng Kế toán

Tổ chức hạch toán kế toán theo đúng Luật kế toán; các Nghị định, Thông tư và các chuẩn mực kế toán đã ban hành.
Tổng hợp, lập báo cáo kế toán thống kê định kỳ để phục vụ cho việc kiểm tra, kiểm toán nội bộ theo quy định của chuyên ngành;
Ghi chép, phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời và có hệ thống sự diễn biến các nghiệp vụ kinh tế phát sinh;
Theo dõi công nợ của Công ty, các khoản phải thu, phải trả. Phản ánh kế hoạch thu chi tiền mặt và các hình thức thanh toán khác;
Kiểm tra các chứng từ, hợp đồng mua bán, hợp đồng kinh tế … đúng và hợp lệ trước khi trình Tổng giám đốc duyệt;
Tham gia khảo giá, đánh giá, đấu thầu, kiểm tra các hợp đồng ký kết với khách hàng, quản lý việc thực hiện các hợp đồng kinh tế;
Quản lý tài sản cố định;
Công khai tài chính hàng năm;
Chủ trì công tác quản lý tài chính và kiểm kê hàng năm;
Phối hợp với các đơn vị trong công ty giải quyết các công việc có liên quan và thực hiện các nhiệm vụ khác do Tổng giám đốc giao.
Lưu trữ Sổ sách, chứng từ kế toán theo đúng Luật định.
Tính toán, quyết toán mức thuế thu nhập cá nhân cho nhân viên theo quy định pháp luật.
Phụ trách việc đăng ký và trích nộp các loại bảo hiểm: Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế… cho nhân viên.

Phòng Nghiệp vụ

Tiến hành lập kế hoạch và triển khai đào tạo cho nhân viên cũ để nâng cao kiến thức, kỹ năng đáp ứng yêu cầu công việc.
Hướng dẫn, đào tạo quy định, nội quy và văn hóa doanh nghiệp cho các nhân viên mới.
Khảo sát mục tiêu bảo vệ theo yêu cầu từ Phòng Kinh doanh
Lập phương án chi tiết đối với mục tiêu đã khảo sát và trình Giám đốc phê duyệt
Triển khai các hợp đồng dịch vụ đã ký kết theo phương án bảo vệ.
Xây dựng qui trình làm việc chi tiết đối với từng công việc cụ thể căn cứ qui trình chung của công ty.
Quản lý quân số: hiện diện, nghỉ phép, thôi việc… báo cáo hàng tuần
Điều động nhân viên theo phương án bảo vệ và yêu cầu nhiệm vụ.
Đề xuất bổ nhiệm Chỉ huy mục tiêu
Trực tiếp tham gia xử lý các sự vụ tại mục tiêu
Phối hợp cùng các cơ quan chức năng để điều tra và giải quyết các vụ việc
Kết hợp cùng các phòng ban khác, đội trưởng mục tiêu để tổ chức thăm hỏi nhân viên cưới hỏi, tai nạn, ốm đau…
Hàng tháng lập danh sách đánh giá năng lực Chỉ huy mục tiêu, đề xuất thay thế các Chỉ huy không đủ năng lực.
Đánh giá phẩm chất đạo đức, kỹ năng giao tiếp và nghiệp vụ của nhân viên hàng tháng
Lập kế hoạch thay đổi, chấm dứt hợp đồng hoặc đề nghị sa thải đối với nhân viên không đủ năng lực và phẩm chất đạo đức.
Lập qui trình cấp phát sử dụng và quản lý công cụ hỗ trợ từ cấp phòng đến mục tiêu.
Kiểm tra kiểm soát và ký xác nhận bảng chấm công của nhân viên các mục tiêu.
Giải trình các vụ việc với khách hàng trực tiếp hoặc bằng văn bản.
Tham gia hội đồng khen thưởng và kỷ luật của công ty.

Phòng Kinh doanh

Quản lý điều hành con người, công việc, tham mưu chuyên môn giúp việc cho Ban Giám đốc về lĩnh vực kinh doanh và phát triển dịch vụ bảo vệ cạnh tranh.
Xây dựng mục tiêu, quy trình, kế hoạch triển khai các chiến dịch kinh doanh, tổ chức thực hiện đạt hiệu quả.
Tìm kiếm, mở rộng phạm vi, đối tượng khách hàng, xây dựng hệ thống kênh bán hàng chuyên nghiệp.
Duy trì, phát triển mối quan hệ khách hàng, chăm sóc khách hàng theo chính sách của công ty.
Đàm phán, thương lượng, tổ chức thực hiện ký kết hợp đồng hợp tác với khách hàng.
Thu thập và quản lý thông tin khách hàng và hồ sơ khách hàng theo quy định
Nghiên cứu, đánh giá hiệu quả sản phẩm, dịch vụ hiện tại, đề xuất cải tiến nâng cao chất lượng dịch vụ.
Xây dựng và triển khai chính sách bán hàng, quảng bá sản phẩm hiệu quả.
Nghiên cứu thị trường, đối thủ, sản phẩm cạnh tranh, phân tích nhu cầu khách hàng, đánh giá thị trường đề xuất Ban Giám đốc công ty.
Phân tích nhu cầu khách hàng, phân khúc thị trường, xác định mục tiêu.